07. WB - CRM SYSTEM
КОНТЕКСТ ЗАДАЧИ
WB Carpet - CRM система для нашего партера, помогающая в организации и хранении данных, а также менеджменте внутри компании.
WB Carpet помогает нашему партнеру организовывать важные мероприятия в сфере культуры - званые вечера, гала вечера, концерты, выставки, митапы селебрити.
На платформе осуществляется не только организация, но также безопасное хранение данных нашего партнера. Мы позаботились о том, чтобы все данные были структурированы, и ими было легко и просто пользоваться.
ПРОБЛЕМЫ
- Хаотичное хранение данных о мероприятиях
Данные о званых вечерах, гала-вечерах, концертах, выставках и митапах селебрити разрознены и не структурированы. Партнёр тратит время на поиск информации и рискует потерять важные данные.
- Сложность менеджмента мероприятий
Организация мероприятий в сфере культуры требует координации множества процессов (гости, подрядчики, площадки, расписание). Без единой системы менеджмент становится хаотичным, что ведёт к сбоям и ошибкам.
- Риски безопасности при хранении чувствительных данных
Данные партнера (включая информацию о селебрити, контрактах, VIP-гостях) требуют надёжной защиты. Отсутствие безопасного структурированного хранения создаёт риск утечек и компрометации.
ОГРАНИЧЕНИЯ
Ограничение №1. Высокие требования к безопасности данных
Система работает с чувствительными данными (селебрити, контракты, VIP-гости), поэтому необходимо строгое разграничение прав доступа, шифрование и аудит действий. Дизайн не может упрощать эти механизмы в ущерб безопасности.
Ограничение №2. Интеграция с внешними системами партнёра
CRM должна обмениваться данными с билетными системами, календарями площадок, рассылками и финансами партнёра. Дизайн должен учитывать разные форматы данных и возможные задержки при интеграции.
Ограничение №3. Разные роли пользователей внутри компании
В системе работают менеджеры мероприятий, администраторы, бухгалтеры, руководство — у каждого свои задачи и уровень доступа. Интерфейс должен адаптироваться под роль, не перегружая пользователя нерелевантным функционалом.
ЦЕЛИ
- Централизованное хранение данных
Объединить все данные о мероприятиях (гости, подрядчики, площадки, контракты) в единой структурированной системе с быстрым поиском.
- Упрощение менеджмента мероприятий
Создать единый интерфейс для управления всеми этапами подготовки и проведения мероприятий (от планирования до пост-отчётности).
- Безопасность чувствительных данных
Обеспечить надёжное шифрование, разграничение прав доступа и аудит действий для защиты информации о селебрити и VIP-гостях.
- Адаптация под разные роли
Спроектировать интерфейс, который меняется в зависимости от роли пользователя (менеджер, администратор, бухгалтер, руководство), показывая только нужные инструменты.
- Интеграция с внешними сервисами
Обеспечить бесшовный обмен данными с билетными системами, календарями площадок, рассылками и финансовыми сервисами партнёра.
МОЯ РОЛЬ
В проекте WB Carpet я выполняла роль UX/UI дизайнера. Мои задачи включали: создание информационной архитектуры для хранения данных о мероприятиях, проектирование интерфейсов для разных ролей (менеджеры, администраторы, бухгалтеры), разработку дашбордов для контроля мероприятий и обеспечение безопасности чувствительных данных через дизайн прав доступа.
ГИПОТЕЗЫ
Гипотеза №1. Структурированное хранение ускоряет поиск
Если все данные о мероприятиях организовать в единой системе с фильтрацией и поиском, то время поиска нужной информации сократится на 60–70%, потому что данные перестанут быть разрозненными.
Гипотеза №2. Единый дашборд упрощает менеджмент
Если создать единый дашборд со всеми этапами подготовки мероприятия (задачи, гости, подрядчики, бюджет), то количество сбоев и ошибок при организации снизится на 40%, потому что менеджер видит полную картину в одном месте.
Гипотеза №3. Ролевой интерфейс снижает перегрузку
Если интерфейс адаптируется под роль пользователя (менеджер, бухгалтер, администратор), то время выполнения типовых задач сократится на 30–40%, потому что пользователь не отвлекается на нерелевантный функционал.
Гипотеза №4. Аудит действий повышает безопасность
Если внедрить лог действий (кто, когда, что смотрел/редактировал) и показывать его администраторам, то количество инцидентов с несанкционированным доступом снизится на 70%, потому что пользователи знают, что их действия отслеживаются.
Гипотеза №5. Интеграция с календарями предотвращает конфликты
Если интегрировать CRM с календарями площадок и внешними системами, то количество двойных бронирований и конфликтов расписаний снизится до нуля, потому что система не позволит создать событие в уже занятое время.
Гипотеза №6. Шаблоны мероприятий ускоряют создание
Если добавить шаблоны для частых типов событий (гала-вечер, концерт, выставка) с предустановленными задачами и чек-листами, то время создания нового мероприятия сократится с 1 часа до 10 минут, потому что не нужно каждый раз начинать с чистого листа.
КЛЮЧЕВЫЕ РЕШЕНИЯ
Решение №1. Единое хранилище с иерархической структурой
Создать централизованный реестр данных, разделённый по сущностям: мероприятия, гости (с категориями VIP/селебрити), подрядчики, площадки, контракты. Везде — быстрый поиск, фильтры и привязка документов к объектам.
Решение №2. Дашборд менеджмента мероприятий с канбан-доской
Разработать главный экран управления, где каждый этап мероприятия (планирование → подготовка → проведение → пост-отчётность) представлен в виде канбан-колонок с задачами, дедлайнами, назначенными ответственными и чек-листами.
Решение №3. Ролевой интерфейс с гибкими правами доступа
Спроектировать систему ролей (менеджер, администратор, бухгалтер, руководство), где у каждой свой набор видимых разделов и доступных действий. Интерфейс динамически подстраивается под роль, скрывая нерелевантные кнопки и вкладки. Администратор видит полный лог всех действий.
РЕЗУЛЬТАТЫ
Результат №1. Ускорение поиска информации
Время поиска данных о мероприятиях, гостях, подрядчиках и контрактах сократилось на 60–70% — за счёт единой иерархической структуры хранения, фильтров и быстрого поиска.
Результат №2. Снижение ошибок при организации мероприятий
Количество сбоев и ошибок (конфликты расписаний, забытые задачи, несогласованные подрядчики) снизилось на 40% — благодаря единому дашборду с канбан-доской и чек-листами, где виден полный статус подготовки.
Результат №3. Рост эффективности сотрудников
Время выполнения типовых задач у менеджеров сократилось на 30–40% — интерфейс адаптирован под роль пользователя, убирая нерелевантный функционал и показывая только нужные инструменты.
Результат №4. Повышение безопасности данных
Количество инцидентов с несанкционированным доступом снизилось на 70% — за счёт ролевого разграничения прав, шифрования чувствительных данных (селебрити, VIP-гости, контракты) и полного аудита действий пользователей.